यदि आप किसी कार्य पर एकाग्र होकर कार्य कर रहे हैं तो सभी प्रकार की विघ्नों को समाप्त करने या उन्हें यथासंभव कम से कम करने की सलाह दी जाती है। इसमें आने वाले ईमेल और ईमेल प्राप्त करते समय डेस्कटॉप सूचनाओं से आने वाली रुकावटें भी शामिल हैं।
सेट करें कि Outlook कितनी बार ई-मेल प्राप्त करता है
ज्यादातर मामलों में आउटलुक के लिए हर दस मिनट या उससे अधिक समय में सर्वर पर मेलबॉक्स की जांच करना और नए ई-मेल डाउनलोड करना आवश्यक नहीं है। अपवाद: आपको ऑर्डर या ग्राहक पूछताछ का जवाब देना होगा, जो तुरंत होना चाहिए। अधिकांश मामलों में आउटलुक के लिए एक घंटे या हर आधे घंटे में एक बार ई-मेल की जांच करना पर्याप्त होता है।
और यदि आपके काम की आवश्यकता है कि आप एक कार्य पर लंबे समय तक ध्यान केंद्रित करते हैं, तो यह सलाह दी जाती है, जैसा कि पिछले पृष्ठ पर वर्णित है, केवल निश्चित समय पर अपने ई-मेल की जांच करना। फिर आपको स्वचालित ई-मेल पुनर्प्राप्ति को पूरी तरह से बंद कर देना चाहिए।
यदि आप किसी विशिष्ट ई-मेल की तत्काल प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो आप किसी भी समय F9 कुंजी या बटन दबाकर ई-मेल प्राप्त कर सकते हैं। भेजा, प्राप्त किया ट्रिगर
यदि आप यह निर्दिष्ट करना चाहते हैं कि आउटलुक कितनी बार ई-मेल उठाता है या यदि आप स्वचालित ई-मेल पुनर्प्राप्ति को बंद करना चाहते हैं, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- आउटलुक में संस्करण 2007 तक आप कमांड को कॉल करते हैं उपकरण → विकल्प और रजिस्टर खोलें ईमेल सेटअप. आउटलुक 2010 में, आप कॉल करते हैं फ़ाइल → विकल्प और रजिस्टर खोलें विस्तारित.
- पर क्लिक करें भेजा, प्राप्त किया.
- चुनना सभी खाते और विकल्प को टॉगल करें इस समूह को सबमिशन में शामिल करें (अंतर्गत समूह "सभी खाते" के लिए सेटिंग) ए।
- नीचे के क्षेत्र में या तो विकल्प स्विच करें हर X मिनट में ऑटोमैटिक ट्रांसमिशन पूरी तरह से या आप इसे चालू करते हैं और इसके पीछे वांछित आवृत्ति दर्ज करते हैं - उदाहरण के लिए 60 मिनट।
- यदि आप ऑफलाइन मोड का उपयोग करते हैं, तो इसके लिए चरण 3 और 4 दोहराएं।
- यदि आप अलग-अलग खातों के लिए अन्य सेटिंग नहीं करना चाहते हैं, तो संवाद बंद करें।
- यदि किसी निश्चित खाते में प्राप्त होने वाले ई-मेल को अधिक बार चेक किया जाना चाहिए, तो संवाद छोड़ दें वितरण समूह (चरण ६ देखें) और इस प्रकार जारी रखें:
- चुनना सभी खाते और क्लिक करें सम्पादन के लिए.
- उस खाते का चयन करें जिसके लिए अन्य सेटिंग्स लागू होनी चाहिए और उसके सामने चेक मार्क हटा दें इस समूह में खाता शामिल करें. के साथ संवाद बंद करें ठीक है.
- फिर पर क्लिक करें नया. उस खाते का नाम दर्ज करें जिसके लिए विशेष विनियम लागू करना है और पर क्लिक करें ठीक है.
- अब खुलने वाले डायलॉग में, विकल्प स्विच करें इस समूह में खाता शामिल करें और क्लिक करें ठीक है.
- खाते का चयन करें। इसके लिए विकल्प को सक्रिय करें हर X मिनट में ऑटोमैटिक ट्रांसमिशन और वांछित अंतराल दर्ज करें।
- सभी संवाद बंद करें।
डेस्कटॉप सूचनाएं बंद करें
यदि आप हर कुछ मिनटों में स्वचालित रूप से ई-मेल की जांच करते हैं, लेकिन नए आने वाले ई-मेल के बारे में लगातार सूचित करने की आवश्यकता नहीं है, तो आउटलुक के डेस्कटॉप नोटिफिकेशन फ़ंक्शन को बंद करने की सलाह दी जाती है। तब आउटलुक प्रत्येक नए ई-मेल के लिए कुछ सेकंड के लिए एक अधिसूचना विंडो या एक अक्षर चिह्न नहीं दिखाता है और एक ध्वनि भी नहीं चलाता है।
Outlook में संस्करण 2007 तक निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- कमांड को कॉल करें उपकरण → विकल्प पर।
- पर क्लिक करें ईमेल विकल्प और फिर उन्नत ईमेल विकल्प.
- नीचे मुड़ें जब नए आइटम इनबॉक्स में आते हैं सभी चार विकल्प।
- डायलॉग्स बंद करें।
आउटलुक 2010 में निम्न कार्य करें:
- कमांड को कॉल करें फ़ाइल → विकल्प पर।
- रजिस्टर खोलें ईमेल.
- नीचे दिए गए चार विकल्पों को टॉगल करें जब नए संदेश आते हैं और संवाद बंद करें।
