फ़ाइल अटैचमेंट के साथ कोई समस्या? उन्हें कैसे हल करें!

यदि आउटलुक में समस्याएं हैं, तो यह अक्सर फाइल अटैचमेंट भेजने या प्राप्त करने से संबंधित होती है। हमने आपके लिए त्रुटि के सबसे महत्वपूर्ण स्रोतों और संबंधित समस्या समाधान को एक साथ रखा है।

त्रुटि स्रोत 1: फ़ाइल अनुलग्नक स्थानांतरित नहीं होते हैं

एक पाठक ने हाल ही में एक अजीब घटना की सूचना दी: आउटलुक में ईमेल से जुड़ी कोई भी फाइल प्राप्तकर्ताओं तक नहीं पहुंची। ईमेल बरकरार थे लेकिन अटैचमेंट नहीं थे। अगर उसने अपने ई-मेल प्रदाता के वेब इंटरफेस के माध्यम से ई-मेल द्वारा फाइलें भेजीं, तो वे बिना किसी त्रुटि के पहुंचे।

इस उपयोगकर्ता के लिए त्रुटि का कारण चयनित ई-मेल प्रारूप था: जब तक प्रारूप "रिच-टेक्स्ट" पर सेट किया गया था, फ़ाइल अटैचमेंट भेजे जाने पर खो गए थे - बिना किसी त्रुटि संदेश के।

ईमेल प्रारूप को HTML में बदलने के बाद, फ़ाइलें भेजने में कोई समस्या नहीं थी।

यदि आपको भी समस्या है कि फ़ाइल अनुलग्नक गायब हो जाते हैं, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:

"टूल्स, ऑप्शंस, ई-मेल फॉर्मेट" कमांड को कॉल करें।
"संदेश प्रारूप में लिखें" फ़ील्ड में "HTML" प्रारूप का चयन करें।
"रजिस्टर" पर "इंटरनेट प्रारूप" बटन पर क्लिक करें।
"आउटलुक रिच टेक्स्ट विकल्प" के तहत "HTML प्रारूप में कनवर्ट करें" चुनें। यह सुनिश्चित करता है कि न केवल नए लिखित ई-मेल, बल्कि उत्तर और अग्रेषण भी HTML प्रारूप में परिवर्तित हो जाते हैं (आउटलुक आमतौर पर उस प्रारूप का उपयोग करता है जिसमें उत्तर और आगे के लिए मूल मेल प्राप्त हुआ था)।
डायलॉग्स बंद करें।

एक और नोट: यदि संदेश प्रारूप में परिवर्तन के बावजूद फ़ाइल अनुलग्नक किसी व्यक्तिगत उपयोगकर्ता तक नहीं पहुंचते हैं, तो संभवतः आपने इस संपर्क के लिए रिच टेक्स्ट संदेश प्रारूप को स्पष्ट रूप से चुना है। आप इसे इस प्रकार बदल सकते हैं:

संपर्क खोलें।
"ईमेल गुण" संवाद खोलने के लिए ईमेल पते पर डबल-क्लिक करें।
"इंटरनेट प्रारूप" फ़ील्ड में, "आउटलुक सर्वश्रेष्ठ प्रेषण प्रारूप चुनेंगे" (या "सादे पाठ के रूप में भेजें") चुनें।
संपर्क सहेजें और बंद करें।

यदि आपके ईमेल प्राप्त करने वाले इसके बजाय शिकायत करते हैं कि अटैचमेंट Winmail.dat नामक फ़ाइल के रूप में आते हैं और पढ़ने योग्य नहीं हैं, तो इसके निम्नलिखित कारण हैं: आपने अपने आउटलुक में संदेश प्रारूप रिच टेक्स्ट सेट किया है और ई-मेल के प्राप्तकर्ता आउटलुक के साथ काम नहीं करते हैं। भविष्य में इस त्रुटि से बचने के लिए, EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT के माध्यम से आउटलुक में HTML या प्लेन टेक्स्ट में से किसी एक पर स्विच करें।

संदेश स्वरूप बदलने के बाद फ़ाइल अनुलग्नकों को फिर से भेजें। यदि यह संभव नहीं है, तो Winmail.dat के प्राप्तकर्ता को निःशुल्क प्रोग्राम Fentun (www.fentun.com) की अनुशंसा करें, जो Winmail.dat से अनुलग्नकों को सही ढंग से निकालता है।

त्रुटि स्रोत 2: वायरस स्कैनर और फायरवॉल संचरण को रोकते हैं

यदि आउटलुक अटैचमेंट के साथ एक ई-मेल भेजता है, लेकिन उसे आउटबॉक्स से नहीं हटाता है और इसे कई बार दोहराता है, तो वायरस स्कैनर अक्सर त्रुटि का कारण होता है। अधिक सटीक रूप से, यह एक ऐड-इन के रूप में आउटलुक में एकीकृत एक वायरस स्कैनर है, जो न केवल इनकमिंग बल्कि आउटगोइंग इलेक्ट्रॉनिक मेल की भी जांच करता है। इस तरह के ऐड-इन का कारण यह भी हो सकता है कि अटैचमेंट वाले ई-मेल किसी विशेष कंप्यूटर पर कई बार प्राप्त होते हैं, भले ही वे केवल एक बार भेजे गए हों।

ई-मेल भेजते/प्राप्त करते समय आउटलुक आम तौर पर मेल सर्वर से एक कनेक्शन स्थापित करता है। फिर यह जाँच की जाती है कि कौन-से ई-मेल सर्वर पर हैं और कौन-से ई-मेल्स पहले से ही आउटलुक मेलबॉक्स में एक सूची के अनुसार स्थानांतरित किए जा चुके हैं। वे ई-मेल जो अभी तक आउटलुक में नहीं हैं, उन्हें फिर से प्राप्त किया जाता है। आउटलुक तब कनेक्शन को समाप्त कर देता है और प्राप्त ई-मेल की सूची को अपडेट करता है। यदि कनेक्शन समय से पहले समाप्त हो जाता है, तो आउटलुक प्राप्त ई-मेल की सूची को अपडेट नहीं करता है, हालांकि ई-मेल पहले ही स्थानांतरित हो चुके हैं। अगली बार जब कोई कनेक्शन स्थापित होता है, तो आउटलुक में एक सूची होती है जो अब अद्यतित नहीं होती है और उन ई-मेल्स को प्राप्त करती है जो सूची में नहीं हैं (भले ही वे पहले से मेलबॉक्स में हों)। सर्वर कनेक्शन ठीक से बंद होने के बाद ही सूची को अपडेट किया जाता है।

एक वायरस स्कैनर ऐड-इन आउटलुक और मेल सर्वर के बीच स्विच करता है। आउटलुक वायरस स्कैनर के साथ संचार करता है और अब मेल सर्वर के साथ नहीं - अब से मेल सर्वर भी केवल वायरस स्कैनर के साथ संचार करता है। यह त्रुटि का एक और स्रोत जोड़ता है। वायरस स्कैनर में खराबी तब यह सुनिश्चित कर सकती है कि भेजे गए ई-मेल की सूची अपडेट नहीं की गई है।

इसके विपरीत, ऐसा हो सकता है कि एक ई-मेल भेजा गया हो, लेकिन खराबी के कारण आउटबॉक्स में "भेजा गया" के रूप में चिह्नित नहीं किया गया हो।

भले ही आपके आउटलुक ने एकीकृत वायरस स्कैनर के साथ वर्षों तक सही ढंग से काम किया हो, इस तरह की खराबी एक अपडेट के परिणामस्वरूप हो सकती है।

इसलिए यह सलाह दी जाती है कि आउटलुक में हमेशा वायरस स्कैनर ऐड-इन को निष्क्रिय करें। यह ऐड-इन कोई और सुरक्षा प्रदान नहीं करता है: एक वायरस या अन्य डिजिटल मैलवेयर जो आपको फ़ाइल अटैचमेंट में प्राप्त हुआ है, जैसे ही आप फ़ाइल अटैचमेंट खोलते हैं, सक्रिय हो जाता है। हालाँकि, सभी व्यावसायिक रूप से उपलब्ध वायरस स्कैनर स्वचालित रूप से प्रत्येक नई खोली गई फ़ाइल की जाँच करते हैं - और इसलिए जैसे ही आप अटैचमेंट खोलते हैं, फ़ाइल अटैचमेंट में वायरस का भी पता लगाना चाहिए। चूंकि आउटलुक में ऐड-इन के रूप में एकीकृत स्कैनर डिजिटल मैलवेयर का पता लगाने के लिए उसी वायरस परिभाषाओं और विधियों का उपयोग करता है, जैसा कि पृष्ठभूमि में चल रहे स्कैनर के रूप में होता है, ऐड-इन कोई अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान नहीं करता है।

इसलिए आपको अपने एंटी-वायरस और इंटरनेट सुरक्षा पैकेज में या सीधे आउटलुक में ऐड-इन को बंद कर देना चाहिए। दूसरी ओर, आपको स्पैम सुरक्षा ऐड-इन रखना चाहिए, क्योंकि अनुभव से पता चला है कि यह स्पैम को सुलझाने में मदद करता है।

आउटलुक में संस्करण 2003 तक आप वायरस स्कैनर ऐड-इन को निम्नानुसार बंद करते हैं:

कमांड टूल्स >> ऑप्शंस को कॉल करें।
अतिरिक्त टैब पर उन्नत विकल्प और फिर ऐड-इन प्रबंधक पर क्लिक करें। वायरस स्कैनर से आने वाले ऐड-इन्स आमतौर पर यहां पाए जा सकते हैं।
यदि आपको वह नहीं मिल रहा है जिसकी आप तलाश कर रहे हैं, तो COM ऐड-इन्स पर उन्नत विकल्प टैब पर क्लिक करें।
नाम के आगे वाले टिक को हटाकर ऐड-इन को स्विच ऑफ कर दें।
सभी संवाद बंद करें।

आउटलुक 2007 में निम्न कार्य करें:

कमांड टूल्स >> ट्रस्ट सेंटर पर कॉल करें।
ऐड-आईएनएस टैब खोलें।
MANAGE के तहत एक के बाद एक विभिन्न श्रेणियों का चयन करके और GO TO पर क्लिक करके वायरस स्कैनर ऐड-इन खोजें।
ऐड-इन के नाम के आगे का चेक मार्क हटा दें।
सभी संवाद बंद करें।

त्रुटि स्रोत 3: फ़ाइलें सम्मिलित करते समय Outlook प्रत्युत्तर देना बंद कर देता है

क्या आपके साथ ऐसा हुआ है? यदि आप किसी फ़ाइल को किसी नए ईमेल में सम्मिलित करने के लिए ब्रैकेट आइकन पर क्लिक करते हैं, तो आउटलुक फ़्रीज हो जाता है और प्रत्युत्तर देना बंद कर देता है। दूसरी ओर, आप फ़ाइलों को संदेश विंडो में आसानी से खींच और छोड़ सकते हैं।

त्रुटि तब होती है जब आपने नेटवर्क ड्राइव को ड्राइव अक्षर से लिंक किया है और जब आप INSERT FILE आइकन पर क्लिक करते हैं तो नेटवर्क ड्राइव उपलब्ध नहीं होता है। यह तब हो सकता है जब जिस कंप्यूटर पर ड्राइव स्थित है वह बंद है या यदि आप वर्तमान में उसी नेटवर्क में लॉग इन नहीं हैं जिस पर नेटवर्क ड्राइव वाला सर्वर है।

जब आप ब्रैकेट आइकन पर क्लिक करते हैं, तो आउटलुक INSERT FILE डायलॉग को खोलता है। और यदि नेटवर्क ड्राइव उपलब्ध नहीं है, तो आउटलुक पहले तब तक प्रतीक्षा करता है जब तक कि इसके लिए निर्धारित समय समाप्त नहीं हो जाता।

इस कष्टप्रद विराम से बचने के लिए, अपने कंप्यूटर को (अनुपलब्ध) नेटवर्क ड्राइव से डिस्कनेक्ट करें:

स्टार्ट >> वर्कप्लेस पर जाएं।
कमांड को कॉल करें टूल्स >> नेटवर्क ड्राइव को डिस्कनेक्ट करें।

यदि आप Windows Vista / 7 में TOOLS मेनू नहीं देख सकते हैं, तो मेनू प्रदर्शित करने के लिए ALT कुंजी दबाएं। यदि नेटवर्क ड्राइव को डिस्कनेक्ट करने से INSERT FILE डायलॉग खुलने की गति तेज नहीं होती है, तो Internet Explorer में ब्राउज़र हिस्ट्री को साफ करें। आपके द्वारा दर्ज किए गए एफ़टीपी और नेटवर्क पते भी यहां दर्ज किए गए हैं।