इस प्रकार आप ऑटोफ़िल्टर की सीमाओं को दरकिनार करते हैं और 1,000 या 10,000 से अधिक प्रविष्टियाँ प्रदर्शित करते हैं
यदि आप एक बहुत विस्तृत सूची में एक ऑटोफिल्टर का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप जल्दी से संभावनाओं की सीमा तक पहुंच जाएंगे। इन्हें इस तथ्य में देखा जा सकता है कि संबंधित कॉलम में सभी प्रविष्टियां ऑटोफिल्टर सूची में प्रदर्शित नहीं होती हैं।
निम्नलिखित आंकड़ा इस घटना को एक उदाहरण तालिका का उपयोग करके दिखाता है जिसमें प्रति कॉलम 30,000 प्रविष्टियां हैं, हालांकि उनमें से सभी फ़िल्टर ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित नहीं होती हैं:
यह समस्या इस तथ्य से संबंधित है कि ऑटोफ़िल्टर ड्रॉप-डाउन सूची केवल एक ऊपरी सीमा तक की प्रविष्टियाँ प्रदर्शित कर सकती है। एक्सेल में संस्करण २००३ तक यह अधिकतम १,००० विभिन्न मानदंड है, एक्सेल में संस्करण २००७ से अधिकतम १०,००० विभिन्न मानदंड।
सूची में पंक्तियों की संख्या मायने नहीं रखती, केवल विभिन्न मानदंडों की संख्या। सिद्धांत रूप में, ऑटोफिल्टर अधिक मानदंडों को संसाधित कर सकता है; केवल सीमा ही प्रदर्शन है।
ऑटो फ़िल्टर सीमा को कैसे बायपास करें
आप एक विशेष फ़िल्टर या उपयोगकर्ता द्वारा परिभाषित ऑटोफ़िल्टर के साथ वर्णित समस्या के आसपास काम कर सकते हैं जिसमें आप मैन्युअल रूप से उस मानदंड को दर्ज करते हैं जो प्रदर्शित नहीं होता है।
व्यापक सूचियों में जिन्हें अक्सर विभिन्न मानदंडों के अनुसार फ़िल्टर करना पड़ता है, हालांकि, एक सहायक कॉलम का उपयोग करके पूर्व-फ़िल्टरिंग करने की सलाह दी जाती है। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- अपनी सूची के आगे एक सहायक कॉलम बनाएं।
- उदाहरण तालिका में यह कॉलम डी है। यदि आपकी सूची की पहली सामग्री दूसरी पंक्ति में है और सूची को कॉलम बी की सामग्री के अनुसार फ़िल्टर किया जाना है, तो सेल डी 2 में निम्न सूत्र दर्ज करें:
= बायां (बी२; १)
पूर्व-फ़िल्टरिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले कक्ष B2 में पहला वर्ण निर्धारित करने के लिए इस सूत्र का उपयोग करें। - इस सूत्र को कॉलम डी में नीचे की कोशिकाओं में, उदाहरण तालिका में अंतिम पंक्ति 30000 तक कॉपी करें। निम्न आंकड़ा उदाहरण तालिका में सहायक कॉलम दिखाता है:
- यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो स्वचालित फ़िल्टरिंग के लिए सूची फ़ील्ड के साथ अपनी सूची प्रदान करने के लिए डेटा मेनू और कमांड या फ़िल्टर - ऑटोफ़िल्टर बटन (एक्सेल तक और संस्करण 2003 सहित) या FIOLTERN (एक्सेल संस्करण 2007 या उच्चतर) का उपयोग करें। .
फ़िल्टर के लिए, वर्ण सेट के पहले अक्षर का चयन करें जिसे आप सहायक कॉलम में फ़िल्टर करना चाहते हैं। निम्न आंकड़ा इसे उदाहरण तालिका के साथ दिखाता है:
पहले अक्षर का चयन करने के बाद, केवल चयनित वर्ण से शुरू होने वाली सूची सामग्री प्रदर्शित होती है:
इस सूची में, सहायक कॉलम के अनुसार फ़िल्टर किया गया, अब आप कॉलम बी पर ऑटोफिल्टर का उपयोग कर सकते हैं और सूची से संबंधित सामग्री का चयन कर सकते हैं, जिसमें अब वांछित पहले अक्षर के साथ सभी सामग्री शामिल हैं:
इस घटना में कि पहले वर्ण के साथ वर्णित पूर्व-फ़िल्टर पर्याप्त नहीं है, आप सहायक कॉलम में पहले दो वर्ण भी प्रदर्शित कर सकते हैं। इसके लिए आवश्यक सूत्र दूसरी पंक्ति के लिए इस तरह दिखता है:
= बाएँ (B2; 2)
आप न केवल टेक्स्ट सामग्री के लिए, बल्कि संख्याओं के किसी भी क्रम के लिए भी वर्णित पूर्व-फ़िल्टरिंग पद्धति का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए पोस्टल कोड।
