इस प्रकार आप सेट करते हैं कि कैसे आउटलुक उत्तर ई-मेल में उद्धरणों की पहचान करता है।
जब आप किसी ई-मेल का उत्तर देते हैं, तो आप मूल ई-मेल में अक्सर अलग-अलग कथनों का उल्लेख करेंगे। ऐसा करने के लिए, आउटलुक "उत्तर" पर क्लिक करने के बाद मूल के पूरे पाठ को उत्तर में कॉपी करता है और इसे "उद्धृत" के रूप में चिह्नित करता है।
कुछ उपयोगकर्ता उत्तर ई-मेल की शुरुआत में अपना संदेश लिखते हैं और ई-मेल के अंत में उद्धृत मूल को छोड़ देते हैं। यदि उत्तर का कोई अन्य उत्तर है, और इसी तरह, प्रत्येक ईमेल के अंत में आपके पास पत्राचार का पूरा पाठ्यक्रम है। एक ओर यह बहुत व्यावहारिक है, दूसरी ओर "TOFU" ("उपरोक्त पाठ, नीचे पूर्ण उद्धरण") नामक यह उद्धरण शैली मेलों को बहुत अधिक बढ़ा देती है। यही कारण है कि नेटिकेट एक अलग, अधिक कॉम्पैक्ट उद्धरण शैली, इनलाइन उद्धरण की सिफारिश करता है। पिछले ई-मेल के केवल वे भाग, जिनका आप उल्लेख कर रहे हैं, उत्तर में रह जाते हैं; इन्हें एक कोण कोष्ठक (>) द्वारा प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत में एक उद्धरण के रूप में दर्शाया गया है। फिर नीचे अपनी प्रतिकृति लिखें।
सुनिश्चित करें कि आउटलुक निम्नानुसार उचित रूप से उद्धरण चिह्नों को चिह्नित करता है:
1. कमांड "टूल्स, ऑप्शंस" को कॉल करें।
2. सेटिंग्स टैब पर, ईमेल विकल्प क्लिक करें।
3. "संदेशों का जवाब देते समय" फ़ील्ड में, "मूल संदेश की प्रत्येक पंक्ति से पहले उपसर्ग" विकल्प चुनें।
4. "प्रत्येक पंक्ति तैयार करें" फ़ील्ड में कोण कोष्ठक दर्ज करें।
5. यदि आपकी टिप्पणियों को भी आपके नाम या संक्षिप्त नाम से चिह्नित किया जाना चाहिए, तो "मेरी टिप्पणियों को चिह्नित करें" विकल्प को सक्रिय करें और अपना संक्षिप्त नाम दर्ज करें। पूरे नाम का उपयोग करना उचित नहीं है, अन्यथा यदि कई उत्तर आगे-पीछे जाते हैं तो ईमेल जल्दी भ्रमित हो जाएंगे। इस वजह से ज्यादातर यूजर्स इस ऑप्शन को ऑन नहीं करते हैं।
6. "संदेशों को अग्रेषित करते समय" फ़ील्ड में, आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि अग्रेषित मेलों के पाठों के साथ कैसा व्यवहार किया जाना चाहिए। उद्धरणों की तरह, आप उन्हें इंडेंट कर सकते हैं, प्रत्येक पंक्ति में एक उपसर्ग जोड़ सकते हैं, उन्हें बिना स्वरूपित छोड़ सकते हैं, या उन्हें अनुलग्नक के रूप में जोड़ सकते हैं।
7. संवाद बंद करें।
