स्कैन दस्तावेज़: निर्देश और मुफ्त कार्यक्रम

इन चरण-दर-चरण निर्देशों के साथ आसानी से अपने लक्ष्य तक पहुँचें

यदि आपके पास घर पर कागजी दस्तावेज हैं जिन्हें आप डिजिटल रूप से सुरक्षित करना चाहते हैं, तो आप उन्हें स्कैन कर सकते हैं। यहां तक कि कई कार्यालयों में अभी भी पुरानी फाइलें और दस्तावेज हैं जिन्हें डिजिटल दुनिया में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। एक स्कैनर के साथ एनालॉग दस्तावेज़ों की डिजिटल छवियां बनाना आसान है। यहां तक कि फोटो या स्लाइड को भी स्कैन किया जा सकता है और बेसमेंट में केवल बॉक्स और फोटो एलबम में ही संग्रह नहीं किया जाता है। स्कैनिंग से एनालॉग दस्तावेज़ का 2डी प्रिंट तैयार होता है, जिसे बाद में आवश्यकतानुसार कंप्यूटर पर संपादित किया जा सकता है।

दस्तावेजों को स्कैन करना: यही कारण है कि यह समझ में आता है

जब आप किसी दस्तावेज़ को स्कैन करते हैं, तो यह उसका एक डिजिटल संस्करण बनाता है जिसे आप अपने कंप्यूटर पर सहेज सकते हैं। स्कैन के लिए धन्यवाद, आप यह कर सकते हैं:

• विकल रखना
• इसके अनुसार क्रमबद्ध करें
• सम्पादन के लिए
• डुप्लिकेट
• भेजना

आपके स्कैन किए गए दस्तावेज़ द्वारा बनाई गई फ़ाइल प्रारंभ में मूल दस्तावेज़ में निहित जानकारी को पुन: प्रस्तुत करती है। फिर आप उपयुक्त स्कैनिंग सॉफ़्टवेयर के साथ फ़ाइल को अपनी इच्छानुसार संपादित कर सकते हैं। चाहे रंग समायोजन हो या विभिन्न स्कैन का विलय - आप तय करते हैं कि आप अपना स्कैन बदलना चाहते हैं या नहीं।

स्कैनर: आप इन 2 वेरिएंट में से चुन सकते हैं

दस्तावेजों को स्कैन करने के लिए, आपको एक स्कैनर की आवश्यकता होती है। आप दो प्रकारों में से चुन सकते हैं:

• एक फ्लैट बोर्ड स्कैनर के साथ आपके पास एक कॉम्पैक्ट डिवाइस है जिसके साथ आप डीआईएन ए 4 प्रारूपों और छोटे दस्तावेज़ आकारों को स्कैन कर सकते हैं।
• मल्टीफ़ंक्शन डिवाइस से आप न केवल स्कैन कर सकते हैं, बल्कि प्रिंट और कॉपी भी कर सकते हैं। अतीत में, कई बहुक्रियाशील उपकरणों में फ़ैक्स फ़ंक्शन भी एकीकृत होता था, आजकल यह WLAN या ब्लूटूथ की तरह है जो उपकरणों में बनाया गया है।

बहु-कार्यात्मक उपकरण फ्लैट-बोर्ड स्कैनर की तुलना में काफी बड़े होते हैं और इसलिए कार्यालयों या कार्य वातावरण में अधिक बार उपयोग किए जाते हैं। यदि आपके पास एक बहु-कार्यात्मक उपकरण है और यदि आप बार-बार स्कैन और प्रिंट करते हैं, तो दस्तावेज़ फीडर के साथ एक खरीदना सबसे अच्छा है ताकि आपको कागज की प्रत्येक शीट को अलग-अलग लोड न करना पड़े।

दस्तावेजों को स्कैन करना: यह इस तरह काम करता है

दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए आपको एक कंप्यूटर और एक स्कैनर की आवश्यकता होती है।

स्कैनर को कंप्यूटर से कनेक्ट करें।

फिर अपने दस्तावेज़ को स्कैन करने के लिए स्विच ऑन स्कैनर की कांच की प्लेट पर नीचे की ओर रखते हुए रखें।

फिर "स्कैन" बटन दबाएं और आप एक क्लिक के साथ कुछ सेकंड के बाद अपने कंप्यूटर स्क्रीन पर प्रदर्शित दस्तावेज़ की छवि देखेंगे।

जब आप इससे खुश हों तो दस्तावेज़ को सहेजें।

यदि आप कुछ बदलना चाहते हैं, तो सेटिंग्स को समायोजित करने के बाद आप स्कैन को दोहरा सकते हैं।

स्कैन करने के बाद, चयनित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके दस्तावेज़ को अपनी पसंद के अनुसार संपादित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपने इसे एक कोण पर स्कैन किया है, तो आप इसे स्कैनटेलर जैसे प्रोग्राम से सीधा कर सकते हैं।

जैसे ही आप इसे संपादित करना समाप्त कर लें, इसे सहेजें।

सही सॉफ्टवेयर, जैसे कि आईकॉपी के साथ, यदि आपके पास अपने पीसी से जुड़ा प्रिंटर है, तो आप सीधे अपने स्कैन का प्रिंट आउट भी ले सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक, थंडरबर्ड या विंडोज मेल जैसे ई-मेल प्रोग्राम के साथ स्कैन को सीधे ई-मेल के रूप में भेजना संभव है। आप कागज के दस्तावेज़ों को तुरंत डिजिटाइज़ और साझा कर सकते हैं। संयोग से, डिलीवरी के माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक स्कोप में स्कैनपीएसटी भी शामिल है - आप आउटलुक में अपने व्यक्तिगत फ़ोल्डर की मरम्मत के लिए इस प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं।

टिप

सुनिश्चित करें कि आपने स्कैन करने से पहले अपने स्कैनर को सही रिज़ॉल्यूशन पर सेट किया है। अन्यथा, टेक्स्ट तत्व धुंधले दिखाई दे सकते हैं। श्वेत और श्याम पाठ दस्तावेज़ों के लिए 300 dpi का रिज़ॉल्यूशन चुनें। यदि आप रंगीन कागज पर पाठ के साथ काम कर रहे हैं, तो आप स्कैन की चमक को ऊपर की ओर - 10 प्रतिशत तक समायोजित कर सकते हैं।

आप जितने अधिक रंग और ग्राफ़िक्स स्कैन करेंगे, फ़ाइल उतनी ही बड़ी होगी। यदि आप भंडारण स्थान को बचाना चाहते हैं और स्कैन को गति देना चाहते हैं, तो आप स्कैन करने के लिए रंग सेटिंग्स को काले और सफेद पर सेट कर सकते हैं यदि रंग आपके डिजिटल दस्तावेज़ के लिए इतने महत्वपूर्ण नहीं हैं।

स्कैन करने के लिए आपको इंटरनेट से कोई अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है। आपको इसकी आवश्यकता केवल तभी होगी जब आप अपने डिजिटल दस्तावेज़ को बाद में संपादित करना चाहते हैं। अधिकांश स्कैनर संबद्ध सॉफ़्टवेयर के साथ आते हैं जिनका उपयोग आप स्कैन करने और बुनियादी सेटिंग करने के लिए कर सकते हैं। विंडोज 10 में, आपको स्कैन करने के लिए किसी सॉफ्टवेयर की जरूरत नहीं है।

विंडोज 10 में स्कैनिंग

1. शुरू करने से पहले स्कैनर स्थापित करें।

2. नीचे बाईं ओर प्रारंभ मेनू खोलें और फिर खोज फ़ंक्शन में "Windows फ़ैक्स और स्कैन" दर्ज करें।

3. प्रोग्राम पर क्लिक करें और फिर "नया स्कैन" पर जाएं।

4. "पूर्वावलोकन" के तहत आप अपनी इच्छानुसार उस क्षेत्र को समायोजित कर सकते हैं जिसे आप स्कैन करना चाहते हैं।

5. अब आप वह प्रारूप चुन सकते हैं जिसमें आप अपना स्कैन सहेजना चाहते हैं। स्कैन को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजना भी संभव है।

6. स्कैन के बाद आप अपने स्कैन किए गए दस्तावेज़ "दस्तावेज़" -> "स्कैन किए गए दस्तावेज़" फ़ोल्डर में पाएंगे

7. आपके पास स्कैन के दौरान फ़ाइल को मेल या फ़ैक्स के रूप में अन्य लोगों को अग्रेषित करने का विकल्प भी है।

   

इस प्रारूप में अपने स्कैन सहेजें

एक नियम के रूप में, स्कैन जेपीईजी या जेपीजी (संयुक्त फोटोग्राफिक विशेषज्ञ समूह) प्रारूप में सहेजे जाते हैं। छवि फ़ाइलों को सहेजने के लिए JPEG.webp प्रारूप सबसे लोकप्रिय प्रारूप है क्योंकि स्कैन एक छवि फ़ाइल से ज्यादा कुछ नहीं है। JPEG.webp पिक्सेल-आधारित कार्य करता है और संगतता और उपयोगिता दोनों उच्च हैं। लगभग सभी सॉफ्टवेयर प्रोग्राम JPEG.webp फॉर्मेट को भी खोल सकते हैं या अन्य फाइल फॉर्मेट को JPEG.webp में बदल सकते हैं। हालांकि, स्कैन करते समय, यदि दस्तावेज़ को JPEG.webp के रूप में सहेजा जाता है, तो गुणवत्ता में थोड़ी कमी हो सकती है। हालांकि, गंभीर असामान्यताओं की स्थिति में, आमतौर पर इसकी भरपाई की जा सकती है और सॉफ्टवेयर के साथ फिर से काम किया जा सकता है।

अन्य प्रारूप पीएनजी और टीआईएफएफ प्रारूप हैं। पीएनजी विशेष रूप से उपयुक्त है जब छवि फ़ाइलों को संपीड़ित किया जाना है। टीआईएफएफ गुणवत्ता में किसी भी गिरावट के बिना फाइलों को परिवर्तित करने की अनुमति देता है। टिफ़ प्रारूप में फ़ाइलें भी विशेष रूप से ग्राफिक्स सॉफ़्टवेयर के साथ पोस्ट-प्रोसेस की जा सकती हैं।

Adobe Acrobat के साथ स्कैन को PDF के रूप में सहेजें

एक स्कैन को पीडीएफ के रूप में सहेजने के लिए, टेक्स्ट रिकग्निशन, जिसे ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) के रूप में भी जाना जाता है, की आवश्यकता होती है। यह ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन छवियों या ग्राफिक्स को टेक्स्ट तत्वों की खोज करने की अनुमति देता है ताकि वे परिवर्तित हो जाएं और संपादन योग्य और खोज योग्य फाइलों में परिवर्तित हो जाएं। जेपीईजी प्रारूप में छवि फ़ाइलें नहीं हैं, उदाहरण के लिए, विंडोज 10 के तहत आप स्कैन बनाते समय सीधे अपने स्कैन को पीडीएफ के रूप में सहेजना चुन सकते हैं। यदि आप Adobe Acrobat प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपनी स्कैन की गई फ़ाइलों को सीधे PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं। फिर आप या तो पेपर दस्तावेज़ को स्वचालित रंग पहचान के साथ स्कैन कर सकते हैं और इसे एक पीडीएफ के रूप में सहेज सकते हैं, या आप "उपयोगकर्ता द्वारा परिभाषित स्कैनिंग" के तहत अपने स्वयं के व्यक्तिगत विनिर्देशों को सेट कर सकते हैं।

आप इन डिफ़ॉल्ट में से चुन सकते हैं:

• स्वचालित रंग मोड का पता लगाना
• रंग दस्तावेज़
• ब्लैक एंड व्हाइट दस्तावेज़
• ग्रेस्केल दस्तावेज़
• रंगीन फोटो

आप यह भी चुन सकते हैं कि आप एक ही समय में एक पीडीएफ फाइल के रूप में कई फाइलों को स्कैन करना चाहते हैं या नहीं। फिर आप स्कैन की गई PDF को ऑप्टिमाइज़ कर सकते हैं। दुर्भाग्य से, Adobe Acrobat मुफ़्त नहीं है यदि आप इसे लंबे समय तक उपयोग करना चाहते हैं - एक परीक्षण संस्करण मुफ्त में उपलब्ध है।

शीर्ष 5: ये निःशुल्क स्कैन और प्रिंट प्रोग्राम अनुशंसित हैं

ABBYY ललित पाठक

फाइनरीडर आपको स्कैन को स्कैन करने, संपादित करने और अपने स्कैन को पीडीएफ दस्तावेजों में बदलने की अनुमति देता है। आप अपनी फ़ाइल में किए गए परिवर्तनों का ट्रैक रखते हुए दस्तावेज़ों की व्याख्या कर सकते हैं और उन्हें दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं। आपके स्कैन को एक्सेल या वर्ड फाइलों में भी बदला जा सकता है।

रीडिरिस प्रो

रीडिरिस प्रो सॉफ्टवेयर विंडोज 7,8 और 10 के साथ संगत है। आप अपने स्कैन को PDF, eBook प्रारूप ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF और बहुत कुछ के रूप में रूपांतरित कर सकते हैं। आपको अपने आप को विशुद्ध रूप से टेक्स्ट-आधारित दस्तावेज़ों तक सीमित रखने की आवश्यकता नहीं है। सॉफ्टवेयर छवियों से टेक्स्ट तत्वों को भी पढ़ सकता है और इन्हें ही निकाल सकता है। यदि आप रीडिरिस प्रो के साथ अपने स्कैन को पीडीएफ के रूप में सहेजते हैं, तो आप बाद में अपनी पीडीएफ फाइलों को मर्ज करने, संपीड़ित करने और व्यवस्थित करने के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।

पेपरस्कैन

पेपरस्कैन से आप दस्तावेज़, चित्र और फ़ोटो स्कैन कर सकते हैं। आप अपनी इच्छानुसार स्कैन को घुमा सकते हैं, हिला सकते हैं, मिरर कर सकते हैं या स्कैन को हटा सकते हैं। फाइलों की मरम्मत एक बटन के धक्का पर भी की जा सकती है, जैसे एनालॉग टेम्पलेट पर मौजूद दरारें या छेद समायोजित करना। आप अपनी पसंद के अनुसार रंगों को भी समायोजित कर सकते हैं और आपके दस्तावेज़ को ग्रेस्केल या ब्लैक एंड व्हाइट में भी परिवर्तित किया जा सकता है। आप कई फिल्टर से भी चुन सकते हैं. निम्नलिखित प्रारूपों का चयन किया जा सकता है:

• पीडीएफ
• जेपीजी
• पीएनजी
• टीआईएफ
• वेब:
• JP2
• जेबी2

एनएपीएस 2

एनएपीएस 2 का अर्थ है "एक और पीडीएफ स्कैनर नहीं" और यह आपके दस्तावेज़ों और छवियों को स्कैन करने के लिए एक सरल उपकरण है। स्कैनर को ड्राइवर के माध्यम से अलग से स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन प्रोग्राम द्वारा स्वचालित रूप से पहचाना जाता है। आप स्कैन से पहले अपने स्कैन को संपादित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए छवि अनुभाग निर्दिष्ट करके। स्वचालित पाठ पहचान के लिए धन्यवाद, आप दस्तावेज़ों से पाठ को जल्दी से कॉपी कर सकते हैं। आप अपने स्कैन को सामान्य जेपीजी, पीएनजी, टीआईएफएफ और निश्चित रूप से पीडीएफ प्रारूपों में सहेज सकते हैं।

VueScan मुक्त संस्करण

1,850 से अधिक स्कैनर VueScan Free Edition द्वारा समर्थित हैं। मुफ्त सॉफ्टवेयर से आप न केवल दस्तावेजों को स्कैन कर सकते हैं, बल्कि चित्र और फिल्में भी स्कैन कर सकते हैं। अपने टेम्प्लेट को यथासंभव सर्वोत्तम रूप से डिजिटाइज़ करने के लिए आप विभिन्न गुणवत्ता स्तरों के बीच चयन कर सकते हैं। आप अपने स्कैन को पहले से क्रॉप भी कर सकते हैं, रंगों को समायोजित कर सकते हैं और विभिन्न फ़िल्टर विकल्प चुन सकते हैं।

युक्ति:

स्मार्टफोन से भी दस्तावेजों को स्कैन किया जा सकता है। Adobe Scan या CamScanner जैसे ऐप्स से आप अपने स्मार्टफोन के कैमरे का उपयोग करके आसानी से दस्तावेज़ों की तस्वीरें ले सकते हैं। एडोब स्कैन ओसीआर के साथ टेक्स्ट रिकग्निशन को भी सक्षम बनाता है। स्कैन प्रक्रिया के बाद, आप छवि को अपने स्मार्टफोन में सहेज सकते हैं, भेज सकते हैं या क्लाउड में लोड कर सकते हैं।

निष्कर्ष: दस्तावेज़ों को स्कैन करें और उन्हें अपनी इच्छानुसार संपादित करें

यदि आप कागजी दस्तावेजों को डिजिटाइज करना चाहते हैं, तो आप उन्हें स्कैन करने से नहीं बच सकते। यह स्मार्टफोन का उपयोग करके किया जा सकता है, लेकिन एक स्कैनर बेहतर है और इसमें अधिक विकल्प हैं। आप कितना स्कैन, प्रिंट और कॉपी करते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आप या तो केवल एक फ्लैटबेड स्कैनर या एक बहु-कार्यात्मक उपकरण खरीदते हैं। Windows 10 के साथ, अब आपको अपने दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए किसी अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं है। यदि आप अपने स्कैन को संपादित करना, परिवर्तित करना, काटना या मर्ज करना चाहते हैं, तो आपको एक अतिरिक्त प्रोग्राम जैसे VueScan या Readiris Pro की आवश्यकता होगी। ऑपरेटिंग सिस्टम के आधार पर, आपको अपने स्कैन को पीडीएफ फाइल में बदलने के लिए अतिरिक्त सॉफ्टवेयर की भी आवश्यकता हो सकती है। सुनिश्चित करें कि इसमें ऑप्टिकल टेक्स्ट रिकग्निशन (OCR) भी शामिल है ताकि आपके स्कैन संपादन योग्य और खोजने योग्य हों।