Word के इष्टतम उपयोग के लिए युक्तियाँ और तरकीबें

Word के इष्टतम उपयोग के लिए कई सुझाव

एक्सेल के अलावा, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ऑफिस सूट का सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला प्रोग्राम है। कई उपयोगकर्ता वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम के उपयोग में आसानी और स्पष्टता की सराहना करते हैं। लेकिन और भी कई टिप्स और ट्रिक्स हैं जो Word को उपयोग में और भी आसान बनाते हैं। यह दस्तावेज़ों को संपादित करते समय आपका बहुमूल्य समय बचाता है और आपको और भी अधिक कुशलता से काम करने की अनुमति देता है।

Word के अधिक कुशल उपयोग के लिए अतिरिक्त कार्य

वर्ड की मदद से - माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट से वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम - आप टेक्स्ट, टेबल बना सकते हैं और अपने दस्तावेज़ में चित्र और ग्राफिक्स सम्मिलित कर सकते हैं। लेखन को आसान बनाने के लिए, प्रोग्राम को कई एक्सेसिबिलिटी एड्स प्रदान किए गए हैं। कई कार्यों के लिए यहां तक कि कीबोर्ड शॉर्टकट भी हैं जो माउस के एक क्लिक के बिना कमांड को निष्पादित करना संभव बनाते हैं। कुंजी संयोजन [CTRL] + [Z], उदाहरण के लिए, आपको कई क्रियाओं को पूर्ववत करने में मदद करता है।

आपके द्वारा संपादन के लिए Word दस्तावेज़ खोलने के बाद पहुँच-योग्यता सुविधाएँ उपलब्ध होती हैं। एक से अधिक फाइलों के साथ काम करने की आवश्यकता है? फिर Word आपको एक ही समय में कई दस्तावेज़ खोलने का कार्य भी प्रदान करता है। हर बार फॉन्ट, लाइन स्पेसिंग और पेज नंबर जैसी बुनियादी सेटिंग्स सेट करने से बचने के लिए, फॉर्मेट टेम्प्लेट का उपयोग करना समझ में आता है। यह प्रपत्र संपादन आदेशों को सक्षम करने में भी सहायक हो सकता है।

प्रारूप टेम्पलेट्स के माध्यम से वर्ड के उपयोग को सरल बनाएं

शैली में दस्तावेज़ के लिए मानक सेटिंग्स होती हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको कई वर्ड टेम्प्लेट प्रदान करता है जिनका उपयोग आप अपना टेक्स्ट बनाते समय कर सकते हैं। आप इसे "प्रारंभ" आइटम के अंतर्गत मेनू रिबन में पा सकते हैं। स्टाइल शीट का उपयोग करना समझ में आता है, खासकर शीर्षकों के लिए। क्योंकि तब Word में कुछ ही क्लिक के साथ सामग्री की एक स्वचालित तालिका बनाना संभव है।

डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स आपकी अपेक्षाओं से मेल नहीं खातीं? फिर अपनी इच्छा के अनुसार वर्ड के संचालन को डिजाइन करने के लिए प्रारूप टेम्पलेट को अलग-अलग करें। आपको बस इतना करना है कि मेनू रिबन में संबंधित टेम्पलेट पर राइट-क्लिक करें। अब एक सूची दिखाई देती है जिसमें आपको "बदलें" विकल्प मिलेगा।

फिर एक विंडो खुलेगी जिसमें आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार प्रारूप टेम्पलेट को अनुकूलित कर सकते हैं। आप न केवल फ़ॉन्ट, आकार और रंग निर्धारित करते हैं, बल्कि यह भी निर्धारित करते हैं कि पाठ को इटैलिक या बोल्ड में मुद्रित किया जाना चाहिए या नहीं। इससे पहले कि आप "ओके" से पुष्टि करें, यह तय करें कि फ़ॉर्मेटिंग केवल वर्तमान दस्तावेज़ पर लागू होती है या क्या इसे नई फ़ाइलों पर भी लागू किया जाना चाहिए।

Word दस्तावेज़ों में लक्षित खोजों के लिए युक्तियाँ

कई वर्ड फाइलों में टेक्स्ट के एक से अधिक पेज होते हैं। आप यहां चीजों का ट्रैक जल्दी खो सकते हैं। सूचना के लिए लक्षित खोज इतना आसान नहीं है। लेकिन इस वर्ड टिप के साथ, आप जल्दी से अपने इच्छित पेज पर जा सकते हैं। आप जिस नौकरी की तलाश कर रहे हैं, उस पर सीधे जाने के लिए "खोजें और बदलें" फ़ंक्शन का उपयोग करें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि किस पृष्ठ पर जानकारी मिल सकती है, तो आप स्वचालित स्क्रॉलिंग फ़ंक्शन वाले पृष्ठों को आसानी से स्क्रॉल कर सकते हैं।

कुंजी संयोजन [CTRL] + [F] भी आपके लिए Word का उपयोग करना आसान बनाता है। यह नेविगेशन खोलता है, जिसका उपयोग आप विशिष्ट शब्दों को खोजने के लिए कर सकते हैं। बस उस शब्द को टाइप करें जिसे आप ढूंढ रहे हैं और एंटर कुंजी से पुष्टि करें। Word अब स्वचालित रूप से आपके लिए सभी हिट को चिह्नित करेगा। अगले मैच पर जाने के लिए खोज बार के नीचे तीरों का उपयोग करें।

टिप: आप इस वर्ड फंक्शन का उपयोग जल्दी से डबल स्पेस खोजने के लिए भी कर सकते हैं। टेक्स्ट में छिपी त्रुटियों को खोजने के लिए खोज बार में एक पंक्ति में दो रिक्त स्थान टाइप करें।

ध्यान दें कि आप वर्ड में कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग केवल टेक्स्ट और उसमें शामिल तालिकाओं में खोजने के लिए कर सकते हैं। क्या आप किसी विशिष्ट शब्द के लिए दस्तावेज़ के शीर्षलेख और पादलेख खोजना चाहेंगे? इसके बाद सबसे पहले हैडर और फुटर में क्लिक करें। यही बात टिप्पणियों पर भी लागू होती है।

ग्रंथों की प्रतिलिपि बनाएँ और पुनर्व्यवस्थित करें

अधिकांश टेक्स्ट दस्तावेज़ों को उनका अंतिम रूप प्राप्त करने से पहले कई बार संशोधित किया जाता है। ऐसा हो सकता है कि एक पूरे पैराग्राफ को एक नई जगह ढूंढनी पड़े। लेकिन अच्छी खबर यह है: आपको टेक्स्ट को फिर से टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। Word को उपयोग में आसान बनाने के लिए "कॉपी एंड पेस्ट" फ़ंक्शन का उपयोग करें। इसे तेजी से करने का एकमात्र तरीका "ड्रैग एंड ड्रॉप" का उपयोग करना है। इस तरह, दस्तावेज़ में टेक्स्ट को आसानी से स्थानांतरित किया जा सकता है।

किसी अन्य फ़ाइल से सामग्री लेने के लिए, आपको इसे क्लासिक तरीके से कॉपी करना होगा। इसका मतलब है: आप अनुभाग को कॉपी करने के लिए चिह्नित करते हैं और दाहिने माउस बटन से उस पर क्लिक करते हैं। फिर "कॉपी" चुनें। अब अपने दस्तावेज़ में उस स्थान का चयन करें जहाँ आप सामग्री सम्मिलित करना चाहते हैं। यहां भी, राइट-क्लिक करें और "इन्सर्ट" चुनें। यह कीबोर्ड शॉर्टकट [Ctrl] + [C] और [Ctrl] + [V] के साथ तेज़ है।

लेकिन सावधान रहना: किसी अन्य स्रोत के ग्रंथों का प्रारूप आमतौर पर भिन्न होता है। जब आप कॉपी करते हैं, तो Word अनुच्छेद स्वरूपण भी लागू करता है। हालाँकि, आपके पास संपादन विकल्पों के तहत इसे रोकने का विकल्प है। तो बस टेक्स्ट को बिना किसी फॉर्मेट के कॉपी करें। यह भी सुनिश्चित करें कि वर्ड में हेडर और फुटर के साथ-साथ हाइफ़नेशन कॉपी और पेस्ट करते समय सुसंगत हैं।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करने के लिए और टिप्स

2016 से कार्यालय संस्करण के बाद से एक व्यावहारिक कार्य है जो लगभग सभी प्रश्नों में मदद करता है। "खोज" या "आप क्या करना चाहेंगे?" नाम के साथ खोज फ़ील्ड का अर्थ है, जिसे आप पहले से ही अन्य कार्यालय अनुप्रयोगों जैसे कि पावरपॉइंट या एक्सेल से परिचित हो सकते हैं।

यहां आप अपने दस्तावेज़ में शब्दों की तलाश नहीं कर रहे हैं, बल्कि किसी वर्ड फ़ंक्शन के लिए। उदाहरण के लिए, यदि आप नहीं जानते कि किसी टेक्स्ट के लिए हाइफ़नेशन कैसे सेट करें, तो इस फ़ील्ड में बस "हाइफ़नेशन" टाइप करें। वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम अब आपको "एक्शन" आइटम के तहत उपयुक्त परिणाम के साथ प्रस्तुत करता है। वही Word में तालिकाओं, पादलेखों और सभी बोधगम्य समस्याओं पर लागू होता है।

एक अन्य उपयोगी टूल वर्ड का इन-हाउस ट्रांसलेटर है। ऐसा करने के लिए, उस वाक्य अनुभाग को चिह्नित करें जिसका आप किसी अन्य भाषा में अनुवाद करना चाहते हैं। मार्कर पर राइट-क्लिक करें। अनुवाद फ़ंक्शन अब दाईं ओर दिखाई देता है। बस उपयुक्त भाषा का चयन करें और सीधे दस्तावेज़ में टेक्स्ट पैसेज का अनुवाद करने के लिए "इन्सर्ट" पर क्लिक करें।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और भी आसान: वर्ड को इस्तेमाल में आसान बनाने के ट्रिक्स

वर्ड - एक्सेल, पॉवरपॉइंट और कंपनी की तरह - में कई फंक्शन होते हैं जो सॉफ्टवेयर को उपयोग में आसान बनाते हैं। पहली नज़र में इन्हें ढूंढना हमेशा आसान नहीं होता है। भले ही आप तालिकाओं या पंक्तियों को प्रारूपित करना चाहते हों, शीर्षलेख या पाद लेख संपादित करना चाहते हों या केवल विशेष वर्णों की खोज करना चाहते हों: उपयोगी फ़ंक्शन खोज बार अक्सर यहां एक उपाय प्रदान करता है।

अगर आप भी फॉर्मेटिंग, सर्चिंग और इंसर्ट करने के टिप्स जानते हैं, तो आप जल्द ही वर्ड प्रोसेसिंग का इस्तेमाल अपने आप ही कर पाएंगे। अक्सर आप अपने आप को एक माउस क्लिक भी बचा लेते हैं, कीबोर्ड शॉर्टकट के लिए धन्यवाद। यह आपको स्वरूपण के बारे में बहुत अधिक चिंता किए बिना अपने दस्तावेज़ों की सामग्री पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

सामान्य प्रश्न

क्या वर्ड में दृष्टिबाधित लोगों के लिए एक्सेसिबिलिटी सुविधाएं हैं?

हां, कार्यालय पहुंच को महत्व देता है। इसलिए, वर्ड दृष्टिबाधित लोगों के लिए एक स्क्रीन रीडर प्रदान करता है। इन सबसे ऊपर, कई कीबोर्ड शॉर्टकट लेखन कार्यक्रम के कार्यों की पूरी श्रृंखला का उपयोग करने में मदद करते हैं। कार्यालय श्रुतलेख भी बोली जाने वाली सामग्री को लिखित शब्दों में परिवर्तित करने में सक्षम बनाता है।

Word का उपयोग करने में मुझे और सहायता कहां मिल सकती है?

Microsoft ने सभी Office अनुप्रयोगों के मेनू बार में एक सहायता फ़ंक्शन को एकीकृत किया है। इस डिजिटल मैनुअल में आपको Word for Word का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षण और समाचार के साथ-साथ सामान्य सहायता भी मिलेगी। आप या तो अलग-अलग श्रेणियों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं या किसी विशिष्ट कीवर्ड की खोज कर सकते हैं।

मैं अपने पसंदीदा फ़ॉन्ट को डिफ़ॉल्ट के रूप में कैसे सेट करूं?

मेनू बार में "प्रारंभ" पर क्लिक करें। "फ़ॉन्ट" श्रेणी के निचले दाएं कोने में आपको नीचे की ओर इशारा करते हुए एक तीर दिखाई देगा। एक नई विंडो खोलने के लिए इस पर क्लिक करें जिसमें आप फ़ॉन्ट निर्दिष्ट कर सकते हैं। नीचे बाईं ओर अब आपको "डिफ़ॉल्ट के रूप में सेट करें" फ़ंक्शन मिलेगा। फिर आप तय करते हैं कि सेटिंग केवल वर्तमान दस्तावेज़ पर या अन्य सभी फ़ाइलों पर भी लागू होनी चाहिए। "ओके" के साथ पुष्टि करने के बाद, वर्ड आपके नए मानक फ़ॉन्ट को अपनाएगा।