कई उपयोगकर्ता सभी प्रकार की सूचियों को प्रबंधित करने के लिए एक्सेल का उपयोग करते हैं। पते, लेख, मूल्य, बजट और अन्य डेटा स्टॉक निश्चित रूप से क्लिपबोर्ड के माध्यम से वर्ड में स्थानांतरित किए जा सकते हैं - इस प्रकार डेटा को फिर से दर्ज करने की आवश्यकता को बचाते हैं
AutoFilter का उपयोग करके एक्सेल डेटा को सॉर्ट करें
पहली विधि के साथ, आप Excel में सीधे फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करके Word में स्थानांतरित करने से पहले अपनी इच्छित जानकारी का चयन करते हैं:
- एक्सेल में उस टेबल को ओपन करें जिससे आप जानकारी लेना चाहते हैं।
- Excel 2003, 2002 / XP और 2000 में, सूची में किसी भी सेल पर क्लिक करें और फिर डेटा-फ़िल्टर-ऑटोफ़िल्टर मेनू का चयन करें।
एक्सेल 2007 में आपको फिल्टर फंक्शन एडिट ग्रुप में »स्टार्ट« टैब में मिलेगा। ग्रुप में सॉर्ट एंड फिल्टर बटन पर क्लिक करें और फिर फिल्टर पर क्लिक करें। - एक्सेल अब आपकी सूची के कॉलम हेडिंग को तथाकथित »ड्रॉप-डाउन सूचियों« में बदल देगा, जिसे आप नीचे की ओर इशारा करते हुए तीरों से पहचान सकते हैं। आप इन सूचियों का उपयोग उन मानदंडों का चयन करने के लिए कर सकते हैं जो आपके द्वारा खोजे जा रहे लेखों पर लागू होने चाहिए।
Excel 2007 में, जब आप नीचे की ओर इंगित करने वाले तीर पर क्लिक करते हैं, तो »श्रेणियाँ« कॉलम में एक नया मेनू दिखाई देता है जिसमें सभी प्रविष्टियां चुनी जाती हैं। सबसे पहले इस मेनू में »सभी का चयन करें« के सामने वाले चेकबॉक्स को निष्क्रिय करें। फिर वांछित श्रेणी के सामने फिर से चेक बॉक्स को सक्रिय करें। - ऑटोफिल्टर हमारे उद्देश्यों के लिए विशेष रूप से उपयुक्त है, क्योंकि यह अब स्वचालित रूप से उन सभी सूची प्रविष्टियों को छुपाता है जो वांछित मानदंड को पूरा नहीं करते हैं। परिणाम ठीक वही तालिका है जिसे आप Word में स्थानांतरित करना चाहते हैं। आप आसानी से हाइलाइट कर सकते हैं, कॉपी कर सकते हैं और फिर उन्हें अपने वर्ड टेक्स्ट में पेस्ट कर सकते हैं।
अक्सर, एक्सेल टेबल में कुछ पंक्तियों को बेहतर अवलोकन के लिए रंग में हाइलाइट किया जाता है और कभी-कभी आप सशर्त स्वरूपण के माध्यम से कोशिकाओं में होने वाले परिवर्तनों पर ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं। एक विशेष विशेषता के रूप में, एक्सेल 2007 फ़िल्टर पंक्ति रंगों के अनुसार फ़िल्टर करने का विकल्प प्रदान करता है। ऐसा करने के लिए, लेख सूची में एक सेल का चयन करें और »संपादन« समूह में »प्रारंभ« टैब में फ़िल्टर फ़ंक्शन पर स्विच करें। सॉर्ट और फ़िल्टर-फ़िल्टर फ़ंक्शन को कॉल करें। किसी भी कॉलम हेडर में डाउन एरो पर क्लिक करें।
अब खुलने वाले मेनू में प्रविष्टि »रंग के अनुसार फ़िल्टर करें« का चयन करें। फिर आपको तालिका में सभी पंक्ति रंगों का विकल्प दिया जाएगा। मनचाहा रंग चुनें। AutoFilter के साथ तकनीक मूल रूप से काफी अच्छी तरह से काम करती है, लेकिन इसके कुछ नुकसान भी हैं: एक तरफ, आपको डेटा तैयार करने के लिए Word को छोड़ना होगा। इसके अलावा, वर्ड और एक्सेल के बीच कोई लिंक संभव नहीं है, इसलिए आपको इस प्रक्रिया को दोहराना होगा, उदाहरण के लिए, कीमतों में बदलाव, प्रोग्राम से आइटम हटा दिए जाते हैं या नए जोड़े जाते हैं। इसलिए आपको एक दूसरे, अल्पज्ञात विकल्प से परिचित होना चाहिए जिसमें ये नुकसान नहीं हैं और जिसके लिए आपको Word को छोड़ना नहीं है।
Word 2007 में Excel तालिकाओं को डेटाबेस के रूप में सम्मिलित करें
कड़ाई से बोलते हुए, एक्सेल में बनाई गई एक सूची डेटाबेस तालिका से ज्यादा कुछ नहीं है: फ़ील्ड कॉलम में व्यवस्थित होते हैं और पंक्तियों में डेटा रिकॉर्ड (सूची प्रविष्टियां) व्यवस्थित होते हैं। इसलिए आप Excel तालिकाओं तक पहुँचने के लिए Word के डेटाबेस इंटरफ़ेस का भी उपयोग कर सकते हैं।
Word 2007 में, नई ऑपरेटिंग अवधारणा के कारण डेटाबेस टूलबार को हटा दिया गया है। इसलिए इस फ़ंक्शन को आसानी से कॉल करने के लिए त्वरित एक्सेस टूलबार में INSERT DATABASE बटन को शामिल करना सबसे पहले आवश्यक है।
निम्नलिखित के रूप में आगे बढ़ें:
- रिबन पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से त्वरित पहुंच के लिए अनुकूलित टूलबार चुनें।
- फिर अब खुलने वाली डायलॉग विंडो में सेलेक्ट कमांड्स ड्रॉप-डाउन मेन्यू में एंट्री »ऑल कमांड्स« सेट करें।
- सूची में खोजें »डेटाबेस डालें« और इस प्रविष्टि को त्वरित पहुंच पट्टी पर पिछले सभी बटनों के साथ दाईं ओर सूची में जोड़ें बटन के साथ स्थानांतरित करें।
- अब वर्ड ऑप्शन डायलॉग विंडो को OK के साथ बंद कर दें।
अब आप सामान्य Word कार्य परिवेश में वापस आ गए हैं और Word में डेटाबेस के रूप में Excel कार्यपुस्तिका में आलेख सूची आयात करने के लिए आपके द्वारा अभी बनाए गए बटन का उपयोग कर सकते हैं।
Word 2007 में डेटाबेस के रूप में आलेख सूची को आयात करने की सटीक प्रक्रिया यहां दी गई है:
- वह दस्तावेज़ खोलें जिसमें आप लेख सूची आयात करना चाहते हैं और कर्सर को लेख सूची के लिए वांछित प्रविष्टि स्थिति में रखें।
- त्वरित लॉन्च बार में नए जोड़े गए INSERT DATABASE बटन पर क्लिक करें।
- निम्नलिखित संवाद में आयात डेटा पर क्लिक करें और फिर उस एक्सेल फ़ाइल का चयन करें जिससे आप डेटा आयात करना चाहते हैं।
- संवाद में अब चयनित फ़ाइल में कार्यपत्रकों की एक सूची है। अपने डेटा के साथ शीट के नाम का चयन करें और सुनिश्चित करें कि चेकबॉक्स डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग सक्रिय है। OK के साथ अपने चयन की पुष्टि करें।
- डेटाबेस संवाद में, दस्तावेज़ में केवल कुछ पंक्तियों को सम्मिलित करने के लिए पूछताछ विकल्प बटन पर क्लिक करें।
- »डेटा रिकॉर्ड्स को फ़िल्टर करें« टैब पर फिर आप मानदंड परिभाषित कर सकते हैं ताकि वर्ड केवल एक्सेल तालिका से वांछित पंक्तियों को पढ़ सके।
- यदि आप चाहें, तो आप सॉर्टिंग मानदंड को परिभाषित करने के लिए संवाद बॉक्स में अन्य टैब का उपयोग कर सकते हैं और आयात किए जाने वाले फ़ील्ड का चयन कर सकते हैं। अंत में, OK के साथ अपनी सेटिंग्स की पुष्टि करें।
- इसके बाद INSERT DATA पर क्लिक करें। अब आप पढ़ने के लिए डेटा रिकॉर्ड की संख्या को सीमित कर सकते हैं। Word को इस विशिष्ट क्वेरी के सभी मापदंडों को सहेजने देने के लिए कृपया INSERT AS FIELD विकल्प के सामने चेक बॉक्स को सक्रिय करें। आप F9 कुंजी का उपयोग करके केवल फ़ील्ड फ़ंक्शन को अपडेट करके किसी भी समय डेटा की वर्तमान स्थिति को पढ़ सकते हैं।
- अंत में, OK के साथ अपनी प्रविष्टियों की पुष्टि करें। आपकी Excel तालिका की सभी पंक्तियाँ जो क्वेरी विकल्पों से मेल खाती हैं, अब वर्तमान कर्सर स्थिति में सम्मिलित की जाएँगी।
