आउटलुक सेट करें ताकि यह हर घंटे केवल ई-मेल प्राप्त करे - ताकि आप बिना किसी परेशानी के काम कर सकें।
यदि आपके काम में आने वाले ई-मेल का तुरंत जवाब देना शामिल नहीं है (उदाहरण के लिए ऑर्डर या ग्राहक पूछताछ को संसाधित करने के लिए), तो आउटलुक के लिए सर्वर पर मेलबॉक्स और हर 10 मिनट या अधिक डाउनलोड में नए ई-मेल की जांच करना आवश्यक नहीं है। . अधिकांश मामलों में आउटलुक के लिए घंटे में एक बार ई-मेल की जांच करना पर्याप्त होता है।
यदि आप किसी विशिष्ट ई-मेल की तत्काल प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो आप किसी भी समय F9 कुंजी दबाकर या "भेजें / प्राप्त करें" बटन का उपयोग करके ई-मेल पुनर्प्राप्ति को ट्रिगर कर सकते हैं।
कैसे निर्धारित करें कि आउटलुक कितनी बार ईमेल उठाता है:
1. कमांड "टूल्स, ऑप्शंस" को कॉल करें।
2. "ई-मेल सेटअप" टैब खोलें और "भेजें / प्राप्त करें" पर क्लिक करें।
3. "सभी खाते" चुनें और "इस समूह को प्रसारण में शामिल करें" ("सभी खातों के समूह के लिए सेटिंग" के तहत) विकल्प को सक्रिय करें।
4. "हर x मिनट में ऑटोमैटिक ट्रांसमिशन" विकल्प को भी सक्रिय करें और यहां दर्ज करें, उदाहरण के लिए, 30 या 60 मिनट।
5. अगर आप ऑफलाइन मोड का इस्तेमाल कर रहे हैं तो इसके लिए स्टेप 3 और 4 को दोहराएं।
6. यदि आप अलग-अलग खातों के लिए अन्य सेटिंग नहीं करना चाहते हैं, तो संवाद बंद करें।
यदि किसी निश्चित खाते द्वारा प्राप्त ई-मेल को अधिक बार पुनर्प्राप्त किया जाना है, तो "वितरण समूह" संवाद (चरण 6 देखें) को खुला छोड़ दें और निम्नानुसार जारी रखें:
6. "सभी खाते" चुनें और "संपादित करें" पर क्लिक करें।
7. उस खाते का चयन करें जिसके लिए अन्य सेटिंग्स लागू होनी चाहिए और "इस समूह में खाता शामिल करें" के सामने चेक मार्क हटा दें। "ओके" के साथ संवाद बंद करें।
8. फिर "नया" पर क्लिक करें। उस खाते का नाम दर्ज करें जिसके लिए विशेष विनियम लागू करना है और "ओके" पर क्लिक करें।
9. अब खुलने वाले संवाद में, "इस समूह में खाता शामिल करें" विकल्प को सक्रिय करें और "ओके" पर क्लिक करें।
10. खाते का चयन करें। ऐसा करने के लिए, "हर x मिनट में स्वचालित ट्रांसमिशन" विकल्प पर स्विच करें और वांछित अंतराल दर्ज करें।
11. सभी संवाद बंद करें।
