आउटलुक में खोजें - सर्च फंक्शन के बारे में आपको क्या पता होना चाहिए

आउटलुक के सर्च फंक्शन का उपयोग करने के लिए टिप्स और निर्देश

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का गहनता से उपयोग करते हैं, तो अनगिनत ई-मेल हफ्तों, महीनों या वर्षों में एक साथ आते हैं और प्रोग्राम में विभिन्न फ़ोल्डरों और उप-फ़ोल्डरों में संग्रहीत होते हैं। डेटा की इस बाढ़ के साथ, ऐसा हो सकता है कि आप चीजों का ट्रैक खो दें। ऐसे में महत्वपूर्ण दस्तावेज और सूचनाएं हार्ड डिस्क की गहराई में चली जाती हैं और दोबारा नहीं मिलतीं।

Microsoft आउटलुक में एक व्यापक खोज कार्य है ताकि ऐसा न हो और, व्यापक डेटा सामग्री के बावजूद, सभी सूचनाओं तक पहुँचा जा सकता है और कुछ ही क्लिक के साथ देखा जा सकता है। इससे उपयोगकर्ताओं के लिए कुशलतापूर्वक और विशेष रूप से ईमेल और उनकी सामग्री की खोज करना आसान हो जाता है।

आउटलुक की तत्काल खोज का प्रयोग करें

व्यक्तिगत कीवर्ड या ई-मेल संदेशों की खोज के लिए एक आवश्यक कार्य आउटलुक में त्वरित खोज है। आउटलुक 2022-2023 या आउटलुक 365 के वर्तमान संस्करण में, यह हमेशा ऊपरी फ़ंक्शन बार में प्रदर्शित होता है।

निर्माता Microsoft ने फ़ंक्शन अपडेट के साथ वसंत 2022-2023 में आउटलुक में अपने खोज फ़ंक्शन में सुधार किया और कई नए विकल्पों को शामिल किया।

शीर्ष टूलबार में नई वैश्विक स्थिति के अलावा, आउटलुक आपको सुझाव देता है:

• पहले शब्द खोजें,
• शीर्ष परिणाम दिखाता है और
• विभिन्न फिल्टर विकल्प प्रदान करता है।

आउटलुक सर्च फंक्शन की सबसे महत्वपूर्ण नई विशेषताएं:

सुझाई गई खोजें	जब आप खोज क्षेत्र में खोज शब्द दर्ज कर रहे होते हैं, तो आउटलुक उपयुक्त खोजशब्दों के लिए सुझाव देता है
शीर्ष परिणाम	सबसे महत्वपूर्ण खोज परिणामों को क्रमबद्ध किया जाता है और शीर्ष पर प्रदर्शित किया जाता है। यह फ़ंक्शन खोज को अधिक कुशल और तेज़ बनाता है
हाल ही में उपयोग किए गए खोज शब्द	इस फ़ंक्शन के साथ आप एक क्लिक के साथ अपने पिछले खोज पैरामीटर देख और उपयोग कर सकते हैं

आप कुंजी संयोजन CTRL + E के साथ तत्काल खोज को कॉल कर सकते हैं या अपने वांछित खोज पैरामीटर दर्ज करने के लिए वैश्विक खोज फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं:

पुराने आउटलुक संस्करणों में "कॉम्पैक्ट नेविगेशन" सेटिंग के साथ फ़ोल्डर क्षेत्र का विस्तार करना आवश्यक था। यह "छोटा करें/विस्तार करें" बटन के साथ ठीक काम करता है।

आपके द्वारा CTRL + E या खोज फ़ील्ड के माध्यम से खोज को कॉल करने के बाद, आपके पास फ़ाइलों, फ़ोल्डरों या विशिष्ट खोज शब्दों को खोजने के लिए विभिन्न विकल्प हैं।

खोजने के लिए विभिन्न स्रोतों का चयन करें - यह इस तरह काम करता है

खोज वर्तमान मेलबॉक्स में पूर्व निर्धारित है, उदाहरण के लिए आपका एक्सचेंज खाता। वैकल्पिक रूप से, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आउटलुक न केवल आपके खोज शब्द को वर्तमान मेलबॉक्स में संग्रहीत करता है, बल्कि:

• वर्तमान फ़ोल्डर में,
• एक अधीनस्थ मेलबॉक्स में,
• सभी मेलबॉक्स में या
• सभी आउटलुक तत्वों में, उदाहरण के लिए कैलेंडर में भी

चाहता है।

इंस्टेंट सर्च को एक्टिवेट करने के बाद माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक नया टैब खुलेगा। "खोज" टैब में, आपके पास दस्तावेज़ या किसी विशिष्ट शब्द की खोज को प्रतिबंधित करने के लिए और अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल विकल्प उपलब्ध हैं।

उदाहरण: यदि आप एक ऐसे ई-मेल संदेश की तलाश कर रहे हैं जिसे आपने महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित किया है और जिसमें एक या अधिक अनुलग्नक हैं और वर्तमान मेलबॉक्स में है, तो आपको सभी संदेशों, कैलेंडर प्रविष्टियों और कार्यों में आउटलुक को वैश्विक रूप से खोजने की आवश्यकता नहीं है। खोज मानदंड दर्ज करके, आउटलुक वांछित ई-मेल को अधिक प्रभावी ढंग से और तेज़ी से खोजता है।

यह प्रासंगिक मापदंडों को चिह्नित करने के लिए पर्याप्त है। फिर इन्हें एक गहरे रंग की पृष्ठभूमि के साथ दिखाया जाता है और खोज क्षेत्र में टेक्स्ट में प्रदर्शित किया जाता है। टैब के तहत आप उन सभी संदेशों को देख सकते हैं जो चयनित सेटिंग्स के लिए प्रासंगिक हैं और आप जो खोज रहे हैं वह आपको तुरंत मिल जाएगा।

गहन खोजों के लिए खोज टूल का उपयोग करें

क्या आप एक विशिष्ट संदेश की तलाश कर रहे हैं और आउटलुक के पेशेवर खोज फ़ंक्शन के बावजूद इसे तुरंत नहीं ढूंढ सकते हैं? इस मामले में "खोज" टैब में खोज उपकरण शामिल करना उपयोगी हो सकता है।

वहां आपको कीवर्ड या समाचार खोजने और अपनी खोज को कम करने के लिए कई अन्य विकल्प मिलेंगे।

उन्नत खोज के साथ, उदाहरण के लिए, आप उन फ़ील्ड्स को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिनमें एक खोज शब्द की क्वेरी की जानी चाहिए। आप यह भी दर्ज कर सकते हैं कि संदेश का प्राप्तकर्ता या प्रेषक कौन था। आप आउटलुक विकल्पों तक भी पहुँच प्राप्त कर सकते हैं और इस मेनू क्षेत्र में आपके द्वारा खोजे जाने के तरीके में मूलभूत परिवर्तन कर सकते हैं।

युक्ति: "प्रारंभ" टैब और "खोज" मेनू क्षेत्र का उपयोग करके, आप आसानी से ई-मेल के लिए अवधारणा क्षेत्र को छोड़े बिना संपर्कों के लिए अपनी पता पुस्तिका खोज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "लोगों को खोजें" खोज फ़ील्ड में प्रासंगिक खोज शब्द दर्ज करें।

सारांश: आउटलुक में खोज फ़ंक्शन प्रभावी और लक्ष्य-उन्मुख है

Microsoft आउटलुक खोज फ़ंक्शन आपको अपने मेलबॉक्स में फ़ोल्डर, ई-मेल या व्यक्तिगत खोज शब्दों की खोज के लिए विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है। खोज को खोलने का सबसे आसान तरीका कुंजी संयोजन CTRL + E का उपयोग करना है। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, खोज फ़ंक्शन आपको कीवर्ड और ईमेल के लिए विस्तार से खोज करने और पता या विशिष्ट समय अवधि निर्दिष्ट करने का विकल्प देता है।