अपॉइंटमेंट और कार्यों के लिए आउटलुक कैलेंडर का उपयोग कैसे करें

सभी कार्यों का अवलोकन

चाहे पेशेवर हों या निजी नियुक्तियाँ - लगभग हर कोई अपने और अपने निजी वातावरण को दैनिक आधार पर व्यवस्थित करने में व्यस्त है। इस कारण से, एक कैलेंडर, उदाहरण के लिए आउटलुक कैलेंडर, प्रत्येक पेशेवर नियुक्ति योजना का फोकस होता है। माउस बटन को डबल-क्लिक करके आउटलुक को खोलने के बाद, आपको निचले बाएँ हाथ के प्रोग्राम क्षेत्र में कई आइकन मिलेंगे। आउटलुक में कैलेंडर आइकन ई-मेल के लिए आइकन के ठीक बगल में पाया जा सकता है।

कैलेंडर के अलावा, आउटलुक में महत्वपूर्ण कार्यों को नोट करना और उनके माध्यम से काम करना समझ में आता है। कार्य क्षेत्र, जिसे आउटलुक 365 में एड्रेस बुक के बगल में एक आइकन के रूप में व्यवस्थित किया गया है, इसके लिए उपयुक्त है।

आउटलुक उपयोगकर्ता जो "कैलेंडर और कार्य" कार्यों की संभावनाओं को जानते हैं और उसमें महारत हासिल करते हैं, वे अधिक कुशलता से और अधिक लक्षित तरीके से काम करते हैं और योजना बनाते हैं। कैलेंडर और कार्यों के अलावा, उपयोगकर्ता आउटलुक के खोज फ़ंक्शन की भी सराहना करते हैं। उदाहरण के लिए, आउटलुक एक बार में अपॉइंटमेंट और ई-मेल खोजने का विकल्प प्रदान करता है। व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए आउटलुक का उपयोग करते समय यह विकल्प विशेष रूप से उपयोगी और व्यावहारिक है, क्योंकि यह कार्यालय में प्रभावी ढंग से कार्य कुशलता का समर्थन करता है।

व्यावसायिक रूप से नियुक्तियों को व्यवस्थित करें - आउटलुक के साथ सहजता से संभव

आउटलुक में कैलेंडर मूल रूप से स्व-व्याख्यात्मक और उपयोगकर्ता के अनुकूल है। बस कुछ ही क्लिक के साथ एक नया अपॉइंटमेंट सेट करना संभव है। इसके अलावा, प्रभावी और आर्थिक रूप से नियुक्तियों में प्रवेश करने में आपकी मदद करने के लिए कई तरकीबें और आजमाई हुई सहायता हैं। उदाहरण के लिए, नई नियुक्तियों को दर्ज करना आसान बनाने के लिए मौजूदा अपॉइंटमेंट प्रविष्टियों की प्रतिलिपि बनाना संभव है। "कैलेंडर" या "कार्य" बटन पर एक महत्वपूर्ण नियुक्ति के साथ एक ई-मेल को खींचने की प्रक्रिया भी अभ्यास-उन्मुख है। इस तरह, आप एक नियुक्ति प्रविष्टि या एक नया कार्य उत्पन्न कर सकते हैं और एक अनुस्मारक के रूप में तुरंत ई-मेल की सामग्री प्राप्त कर सकते हैं। माउस के साथ कार्यों को नियुक्तियों में परिवर्तित करना प्रभावी है और मूल्यवान समय बचाता है।

निम्नलिखित पाठ में आप पढ़ सकते हैं कि आप कार्यों को कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं: श्रेणियों के अनुसार कार्यों को क्रमबद्ध करें

दक्षता युक्ति:

चूंकि सभी Office प्रोग्राम नेटवर्क से जुड़े होते हैं, इसलिए आपके पास किसी भी समय सीधे Outlook में Word और Excel से अपॉइंटमेंट या कार्य बनाने का विकल्प होता है। ऐसा करने के लिए, आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल में एक बटन सम्मिलित कर सकते हैं और एक क्लिक के साथ कार्य या नियुक्ति को आउटलुक में स्थानांतरित कर सकते हैं।

इस लेख में आप पढ़ सकते हैं कि Word से कार्य कैसे बनाएं।

आउटलुक कैलेंडर का एक प्रमुख लाभ साझा कैलेंडर का उपयोग किए बिना अन्य लोगों के साथ नियुक्तियों को समन्वयित करने की क्षमता है। आउटलुक में इसके लिए "मीटिंग का अनुरोध करें" टैब उपलब्ध है। आउटलुक में मीटिंग अनुरोध स्वचालित रूप से स्वीकार किए जा सकते हैं। यदि कैलेंडर में अनुरोधित अपॉइंटमेंट का कब्जा नहीं है, तो सिस्टम द्वारा अनुरोध की पुष्टि की जाती है। वैकल्पिक रूप से, आप यह भी सेट कर सकते हैं कि प्रत्येक मीटिंग अनुरोध को संसाधित किया जाना चाहिए और मैन्युअल रूप से स्वीकार किया जाना चाहिए।

लंबी अवधि के व्यक्तिगत या डिजिटल संचार के बजाय, इस प्रक्रिया का उपयोग करके कुछ ही क्लिक के साथ नियुक्तियों का समन्वय किया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, आउटलुक उपयोगकर्ताओं के पास iCalendar फ़ाइल के रूप में व्यक्तिगत अपॉइंटमेंट भेजने का विकल्प भी होता है। इस मामले में, प्राप्तकर्ता अपने कैलेंडर पर नियंत्रण रखता है। यदि आवश्यक हो तो वह अपॉइंटमेंट अनुरोध और नोट को आउटलुक में आयात कर सकता है। iCalendar फ़ाइल के रूप में निर्यात उपयोगी है, उदाहरण के लिए, उन लोगों के लिए जो व्यक्तिगत रूप से प्रेषक को नहीं जानते हैं। यदि आउटलुक उपयोगकर्ताओं को शायद ही कभी दूसरों के साथ नियुक्तियों का समन्वय करना पड़ता है, तो विशिष्ट नियुक्ति अनुरोध पूछे बिना कैलेंडर से अलग-अलग नियुक्तियों या अंशों को भेजना समझ में आता है। कैलेंडर या कैलेंडर अंश साझा करना और अप टू डेट अप टू डेट रखना आउटलुक में उपयोगकर्ता के अनुकूल है और इसे थोड़े प्रयास से किया जा सकता है।

नियुक्तियों को रंग में चिह्नित करें, उन्हें स्थानांतरित करें या हटाएं

आउटलुक में अपॉइंटमेंट, कार्य और ईमेल बारीकी से जुड़े हुए हैं। इस कारण से, आउटलुक 2007 संस्करण माउस के साथ फॉलो-अप के लिए अलग-अलग, रंगीन झंडे के साथ इनबॉक्स में महत्वपूर्ण ई-मेल को चिह्नित करने का विकल्प प्रदान करता है। कलर कोडिंग के अलावा, आउटलुक आपको किसी संदेश से जुड़े कार्य की याद दिला सकता है।

आप टेक्स्ट दर्ज करके या माउस से उन्हें खींचकर और छोड़े बिना भी अपॉइंटमेंट को आसानी से स्थानांतरित कर सकते हैं। यह उसी कैलेंडर क्षेत्र में और अन्य सप्ताहों, महीनों या वर्षों के लिए दिनांक नेविगेटर के माध्यम से भी संभव है। Microsoft आउटलुक तब स्वचालित रूप से तिथि को समायोजित करता है और समय को बनाए रखता है। एक क्लिक के साथ कई नियुक्तियों को दूसरे दिन में स्थानांतरित करना भी संभव है, उदाहरण के लिए यदि आप बीमार हैं या किसी कार्य दिवस पर काम करने में असमर्थ हैं। प्रति आदेश एक कुंजी संयोजन का उपयोग करके कुछ सरल चरणों के साथ डुप्लिकेट नियुक्तियों को हटाया जा सकता है।

कुछ मामलों में एक निश्चित तिथि से पहले नियुक्तियों को पूरी तरह से हटाना महत्वपूर्ण हो सकता है। यह उपयोगी है, उदाहरण के लिए, यदि आप किसी सहकर्मी से कैलेंडर लेते हैं और अब उसकी पुरानी नियुक्तियों की आवश्यकता नहीं है। आप सारणीबद्ध अपॉइंटमेंट दृश्य पर स्विच करके एक निश्चित तिथि से पहले अपने आउटलुक कैलेंडर से सभी नियुक्तियों को हटा सकते हैं। इस दृश्य में आपके पास तिथियों के अनुसार नियुक्तियों को छाँटने और हटाने का विकल्प होता है।

आउटलुक कैलेंडर में विभिन्न कैलेंडर दृश्यों की प्रस्तुति भी अभ्यास-उन्मुख है। आप प्रति दिन, पूरे सप्ताह या कार्य सप्ताह के लिए, या पूरे महीने के लिए कैलेंडर दृश्य प्रदर्शित कर सकते हैं।

आप आउटलुक के माध्यम से भी अपॉइंटमेंट भेज सकते हैं। आप इस लेख में पढ़ सकते हैं कि यह कैसे काम करता है: अपॉइंटमेंट भेजना

पुराने आउटलुक संस्करणों में, उदाहरण के लिए आउटलुक 2007, आपके पास महीने के दृश्य में विस्तार घनत्व प्रदर्शित करने का विकल्प भी है। यह फ़ंक्शन आपको तीन देखने के विकल्प देता है:

• "कम",
• "मध्यम" और
• "उच्च"।

विकल्प "निम्न" स्वचालित रूप से पूर्व निर्धारित है। यदि आप महीने के दृश्य में आउटलुक में प्रासंगिक नियुक्तियों को नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो विवरण घनत्व इसका कारण हो सकता है। आउटलुक मूल रूप से नियुक्तियों के लिए अलग और विशिष्ट दृश्य सेटिंग्स प्रदान करता है। अन्य बातों के अलावा, वर्तमान, महत्वपूर्ण भविष्य या, वैकल्पिक रूप से, पिछली नियुक्तियों को प्रदर्शित करना संभव है।

आवर्ती आवर्ती अपॉइंटमेंट - आउटलुक में एक महत्वपूर्ण कार्य

एकबारगी नियुक्तियों के अलावा, कई आवर्ती नियुक्तियाँ हैं जिन्हें साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक रूप से दोहराया जाता है। इन नियुक्तियों में से प्रत्येक को आउटलुक में हाथ से दर्ज करने के बजाय, आवर्ती नियुक्तियों में प्रवेश करना समय की बचत की गारंटी देता है। यह आउटलुक उपयोगकर्ताओं को किसी भी आवश्यक नियुक्तियों को याद नहीं करने की सुरक्षा भी देता है। आप "श्रृंखला प्रकार" बटन का उपयोग करके सीधे "नई नियुक्ति" टैब के अंतर्गत आउटलुक में एक आवर्ती नियुक्ति को परिभाषित करते हैं। आप प्रत्येक अपॉइंटमेंट के लिए आउटलुक में एक रिमाइंडर लागू कर सकते हैं।

सीरीज अपॉइंटमेंट को डायलॉग विंडो में चुना और दर्ज किया जा सकता है। आउटलुक के पुराने संस्करणों में कार्य दिवसों के चयन में एक समस्या थी। इस समस्या को आउटलुक के वर्तमान संस्करण में हल कर दिया गया है, ताकि मूल रूप से कोई भी संयोजन श्रृंखला नियुक्ति के रूप में संभव हो।

यदि आप नियुक्तियों की पूरी श्रृंखला को संपादित या हटाना चाहते हैं, तो यह बिना किसी समस्या के भी संभव है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपॉइंटमेंट की श्रृंखला से किसी अपॉइंटमेंट को हटाते हैं, तो सिस्टम आपको एक विंडो में सूचित करेगा कि क्या अपॉइंटमेंट की पूरी श्रृंखला को भी हटा दिया जाना चाहिए। अपना चयन करने के बाद, संवाद बंद करने के लिए "ओके" बटन पर क्लिक करें।

नियुक्तियों की एक श्रृंखला से व्यक्तिगत नियुक्तियों को हटाने में सक्षम होने के लिए यह फ़ंक्शन अभ्यास-उन्मुख भी है। यदि, उदाहरण के लिए, कंपनी में एक साप्ताहिक बैठक नहीं हुई, तो रद्द की गई नियुक्ति को बाद में पूरी श्रृंखला को हटाए बिना और इसे फिर से सेट किए बिना कैलेंडर से हटाया जा सकता है।

ALPEN पद्धति का उपयोग करें और अपने समय प्रबंधन को पेशेवर बनाएं

क्या आपको कई नियुक्तियों का समन्वय करना है और प्रत्येक कार्य दिवस या निजी गतिविधियों की सही और पेशेवर योजना बनाना है? इस मामले में यह प्रसिद्ध एल्पेन पद्धति का उपयोग करने के लिए समझ में आता है, जो मुख्य रूप से प्रबंधकों द्वारा उपयोग किया जाता है या समय प्रबंधन सेमिनार में पढ़ाया जाता है। ALPEN पद्धति सुविचारित समय प्रबंधन की एक पद्धति का वर्णन करती है। इसकी स्थापना प्रसिद्ध लेखक लोथर जे. सीवर्ट ने की थी। ALPEN पद्धति इस धारणा पर आधारित है कि लिखित दैनिक योजना तैयार करने के लिए प्रत्येक दिन कुछ मिनट खर्च करना पर्याप्त है। यह एल्पेन विधि के अनुसार निम्नानुसार काम करता है:

1. कार्यों, नियुक्तियों और गतिविधियों को लिखें।

2. गतिविधियों की लंबाई का अनुमान लगाएं।

3. बफर समय की योजना बनाएं।

4. दिन के लिए निर्णय लें।

5. अनुवर्ती और अनुकूलन

ALPEN पद्धति को आउटलुक कैलेंडर, कार्य क्षेत्र या "आउटलुक टुडे" दृश्य द्वारा कुशलतापूर्वक समर्थित किया जा सकता है।

आउटलुक में कार्यों को सावधानी से व्यवस्थित करें: यह इस तरह काम करता है

कार्य आम तौर पर नियुक्तियों से भिन्न होते हैं क्योंकि उनके पास प्रारंभ तिथि नहीं होती है। किसी कार्य में, गतिविधि या लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। संक्षेप में, नियुक्तियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रारंभ और समाप्ति बिंदु से जोड़ा जाता है। इसके विपरीत, नियत तिथि कार्यों के लिए निर्णायक होती है। जब कार्य स्पष्ट रूप से किया जाता है तो परिभाषित नहीं किया जाता है।

आप एक क्लिक के साथ "कार्य" टैब में आउटलुक में नए कार्य बना सकते हैं। एक रिबन दिखाई देता है जहां आप कार्यों को प्रबंधित, ट्रैक या स्थानांतरित कर सकते हैं।

सभी प्रासंगिक कार्यों के बेहतर अभिविन्यास और स्पष्टता के लिए, आपके पास आउटलुक में विकल्प हैं,

• आउटलुक में पूरे किए गए कार्यों को छिपाएं
• केवल उन कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए जो आउटलुक में पहले ही पूरे हो चुके हैं।
• आप आउटलुक से पूर्ण किए गए कार्यों को पूरी तरह से हटा भी सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, "कार्य" के तहत "पूर्ण कार्य" विकल्प चुनें। फिर आपको सभी पूर्ण किए गए कार्य दिखाए जाएंगे। आप इन्हें कुंजी संयोजन या CTRL + A कमांड से आसानी से हटा सकते हैं। आउटलुक आपको एक विशिष्ट कार्य दृश्य को प्रदर्शित करने और सहेजने का विकल्प भी देता है।

कार्यों का ट्रैक रखें और कार्य सूची प्रिंट करें

सभी कार्यों पर नजर रखना जरूरी है। इस कारण से, सभी उपलब्ध स्तंभों के अनुसार कार्य योजनाकार में कार्यों को क्रमबद्ध करना समझ में आता है। वैकल्पिक रूप से, आपके पास कार्यों को स्वतंत्र रूप से व्यवस्थित करने और कार्य पट्टी में परिभाषित चिह्न प्रदर्शित करने का विकल्प होता है। कार्य क्षेत्र में व्यापक प्रदर्शन विकल्प गारंटी देते हैं कि आप एक नज़र में महत्वपूर्ण और कम प्रासंगिक कार्यों के बीच अंतर कर सकते हैं। आप अपने कार्यों का क्रम उन्हें क्रमांकित करके और संख्याओं के लिए एक अलग कॉलम निर्धारित कर सकते हैं। आप एक साथ अपने सारांशित कार्यों को एक कार्य सूची में संसाधित कर सकते हैं, उन्हें प्रदर्शित कर सकते हैं, उन्हें खोल सकते हैं या साप्ताहिक कैलेंडर के साथ उनका प्रिंट आउट ले सकते हैं।

कार्यों को सौंपना और फ़िल्टर करना - पेशेवर क्षेत्र में विशेष रूप से उपयोगी

यदि आप व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक कार्य को नहीं संभालते हैं, तो आप स्वचालित रूप से स्थिति रिपोर्ट का अनुरोध कर सकते हैं। स्वचालित स्थिति की जानकारी आपको उस पूर्णता स्तर का एक सिंहावलोकन देती है जिस पर कार्य वर्तमान में है। यह विकल्प विशेष रूप से एक पेशेवर वातावरण में महत्वपूर्ण है जब प्रासंगिक कार्यों को प्रत्यायोजित किया जाता है। जिन कार्यों को पहले ही प्रत्यायोजित किया जा चुका है, उन्हें किसी भी समय किसी अन्य कर्मचारी को स्थानांतरित किया जा सकता है। प्रत्यायोजित कार्यों के लिए स्थिति रिपोर्ट के अलावा, आउटलुक में कार्यों के लिए एक पेशेवर फ़िल्टर फ़ंक्शन है। आप परिभाषित मानदंडों के अनुसार कार्यों को फ़िल्टर करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। अन्य बातों के अलावा, यह विशेष रूप से संभव है:

• एक विशिष्ट कर्मचारी को सौंपे गए सभी कार्यों को देखें
• जिनके पास एक विशिष्ट नियत तारीख है या
• विषय में एक परिभाषित प्रविष्टि है।

टास्क को फिर से बनाए बिना ड्रैग एंड ड्रॉप का उपयोग करके अपॉइंटमेंट में भी बदला जा सकता है।

युक्ति:

मूल रूप से समान संरचना वाले अपॉइंटमेंट या कार्यों को त्वरित रूप से बनाने के लिए विशिष्ट आउटलुक टेम्प्लेट का उपयोग करें। इस तरह आप बहुत समय बचाते हैं, अतिरेक को खत्म करते हैं और नियुक्तियों और कार्यों की प्रभावी ढंग से योजना बनाते हैं।

आउटलुक 2007 के अनुसार, जो कार्य पहले ही संग्रह में स्थानांतरित हो चुके हैं, वे अभी भी दिखाई दे रहे हैं यदि उन्हें फॉलो-अप के लिए चिह्नित किया गया है। जो उपयोगकर्ता आउटलुक में बहुत सारे कार्यों का प्रबंधन करते हैं, वे इस विकल्प की सराहना करते हैं। यह संग्रह फ़ोल्डर में संग्रहीत कार्यों, ई-मेल और नियुक्तियों की याद दिलाने के लिए मूल्यवान है।

आउटलुक 2003 उपयोगकर्ताओं के पास कार्यों और नियुक्तियों के प्रदर्शन के संबंध में एक विशेष विकल्प है। आप कैलेंडर में टू-डू सूची दिखा सकते हैं। इस तरह, आप एक ही समय में अपनी नियुक्तियों और कार्यों पर नज़र रख सकते हैं। अन्य आउटलुक संस्करणों के उपयोगकर्ता यह निर्धारित करने के लिए दृश्य सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं कि आउटलुक के किन क्षेत्रों को प्रदर्शित किया जाना चाहिए।

सॉफ्टवेयर टिप:

क्या आप आउटलुक को खोले बिना अपने आउटलुक कार्यों, एजेंडा और कैलेंडर को अपने डेस्कटॉप पर देखना चाहेंगे? ऐसे में आप फ्री डेस्कटास्क प्रोग्राम का इस्तेमाल कर सकते हैं। डेस्कटास्क विंडोज 10 के तहत चलता है और इसका उपयोग सभी ज्ञात आउटलुक संस्करणों के साथ किया जा सकता है।

निष्कर्ष: आउटलुक में अपॉइंटमेंट्स और कार्यों को पूरी तरह से व्यवस्थित करें

Microsoft आउटलुक के साथ आपको अपनी नियुक्तियों और कार्यों को पूरी तरह से व्यवस्थित करने के लिए एक जटिल और सुविचारित सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन मिलता है। आउटलुक अपॉइंटमेंट, अपॉइंटमेंट अनुरोध और आवर्ती नियुक्तियों को लागू करने के लिए विभिन्न विकल्प प्रदान करता है। इसके अलावा, कैलेंडर दृश्यों को अनुकूलित किया जा सकता है। नियुक्तियों को कुछ ही क्लिक के साथ साझा या कार्यों में परिवर्तित किया जा सकता है। जिम्मेदारी का क्षेत्र विशेष रूप से मूल्यवान होता है जब पेशेवर या निजी क्षेत्र में विभिन्न गतिविधियों और आवश्यकताओं को समझदारी से संचालित करना होता है। इसकी उपयोगकर्ता के अनुकूल संरचना के लिए धन्यवाद, आउटलुक पेशेवर रूप से संगठित कैलेंडर में योगदान देता है।